როდესაც ორგანიზაცია აგროვებს დოკუმენტაციას, რომელიც მოითხოვს მოკლევადიან ან გრძელვადიან შენახვას, აუცილებელია მისი ორგანიზება და საქაღალდეების შენახვა რბილი ან მყარი საფარით. თითოეულ კონკრეტულ საქმეს შეიძლება ჰქონდეს საკუთარი მოთხოვნები არქივის დიზაინისა და სამუშაოს თანმიმდევრობის მიმართ, ვინაიდან ამ სფეროში არ არსებობს მკაცრი საკანონმდებლო სტანდარტები. ამასთან, იგი განსაზღვრავს იმ ძირითად პრინციპებს, რომლებსაც ჩვეულებრივ იცავენ გამოცდილი კლერკები.
აუცილებელია
- - შავი ტყვიის ფანქარი;
- - სასულიერო ხარი (ან UPD მოწყობილობა);
- - დამჭერი;
- - ნაკერი ნემსი;
- - ტვინის ან ნეილონის ძაფი;
- - მაკრატელი;
- - თეთრი ფურცლის ფურცელი;
- - საკანცელარიო წებო;
- - საფარი.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
დოკუმენტაციის ღირებულების შესწავლის შემდეგ, დანომრეთ მას სერიული ნომერი (ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით) თითოეული ფურცლის ზედა მარჯვენა კუთხეში შავი ტყვიის ფანქრით. დაიწყეთ პირველი გადაბრუნებით; შეიცავს საბუთების სათაურ ჩამონათვალს და ბოლო გვერდი ნუმერაციას არ საჭიროებს. დარწმუნდით, რომ ციფრები არ მიდის ტექსტში.
ნაბიჯი 2
გააკეთეთ ორი წყვილი ხვრელი სპეციალური სასულიერო ფურცლით, თითოეული დოკუმენტის მარცხენა მინდვრის შუა ნაწილში. ფურცლების დასტის თავიდან ასაცილებლად, დაიჭირეთ იგი სამაგრში. როგორც წესი, კლერკები ხვრელებს ათავსებენ ვერტიკალურ ხაზში და თითოეულ ნახვრეტს შორის მინიმუმ 3 სმ ტოვებენ.თუ ფურცელს აქვს ვიწრო ზღვარი, შეგიძლიათ თეთრი ზოლი წებოთ კიდეზე.
ნაბიჯი 3
გამოიყენეთ სპეციალური მანქანა დოკუმენტაციის ციმციმისთვის (UPD). ეს მნიშვნელოვნად შეამცირებს თქვენს მუშაობას, რადგან ამ მოწყობილობის საშუალებით შეგიძლიათ ერთდროულად 10 სმ სისქის დოკუმენტების შეკვრა. ფრთხილად წაიკითხეთ ინსტრუქციები და ფრთხილად იმუშავეთ - საბურღი ძალიან ცხელდება.
ნაბიჯი 4
დაიწყეთ საქაღალდის კერვა სპეციალური ბანკის ძაფის ან ძლიერი ნეილონის ძაფის და საკერავი ნემსის გამოყენებით. უსაფრთხო ჩადენისთვის არქივი ორჯერ გაუშვით. გაიყვანეთ ტვინის ფხვიერი "კუდები" (დაახლოებით 5-6 სმ) "ხვრელის" seamy მხარეს შუა ხვრელის გავლით და გააკეთეთ ძლიერი კვანძი.
ნაბიჯი 5
დავჭრათ წრე (დაახლოებით 4 სმ დიამეტრით) სქელი თეთრი ქაღალდისგან და მასთან ერთად გავაწებოთ კვანძი. გამოიყენეთ ჩვეულებრივი საკანცელარიო წებო. აიღეთ სტიკერი ბეჭდით, მიამაგრეთ სერტიფიკაციის ხელმოწერა და თარიღი მის ქვეშ. თუ საქაღალდე უკვე დამაგრებულია დადასტურების გვერდის გარეშე, დასაშვებია მისი გარეკანზე ჩასმა.
ნაბიჯი 6
გადააფარეთ მაქმანიანი საქაღალდე სპეციალურ ყდაში ან აპარატთან სავალდებულო დოკუმენტები. გრძელვადიანი არქივისთვის რეკომენდებულია მყარი საფარის არჩევა, სხვა შემთხვევაში მუყაოს "ტანსაცმელი" ან სქელი დაფარული ქაღალდიდან ასევე შესაფერისია. ნებისმიერ შემთხვევაში, ეს უნდა იყოს ბიზნეს ბეჭდვითი პროდუქტი, შექმნილი კორპორატიული სტილის შესაბამისად.
